需給調整業務、表計算からの脱却

こんなお悩みありませんか?

  • データを準備して、資料を作成するのに時間がかかる
  • 在庫異常の点検時に、点検モレが発生しやすい
  • 具体的にどの商品が問題か、何をもって異常とするかが判断しにくい
  • 担当者が変更になり、資料のメンテナンスができなくなっている

表計算ソフトを用いて発注業務・需給調整業務を行う場合、データ更新や資料作成に手間を取られていないでしょうか。作成した資料の点検が広範囲にわたり、負担になっていないでしょうか。また、担当者の属人的的な資料となり、メンテナンスや次の担当者への引継ぎが難しくなっていないでしょうか。
現在の業務・人員では問題がなくとも、業務標準化を進める上でこういった課題を解決していく必要があります。

問題解決へのヒント

1.表計算資料からシステムへの移行

発注業務・需給調整業務のために、様々なシステムから情報を集約する資料として、表計算ソフトをお使いになっていませんか?そういった場合、データ収集・加工によってベースとなる資料作成することに時間がとられてしまいがちです。本来はそういった準備作業ではなく、発注判断や各部門間の調整業務、外部との折衝などを時間をかけて行うべきではないでしょうか?

2.異常アラートによる抽出・対策

需給の調整業務では、出荷などの予実が乖離した商品に対して、いかに早く対策を打つかどうかが重要になってきます。資料を目視で点検する場合、見落としなどのヒューマンエラーがあり得ますし、異常の条件についも一定の形式内での調整に限られ、複雑なものにすればするほどメンテナンスが難しくなってしまいます。
必要なデータの抽出・異常検出など、システムが得意な領域については移行することで大幅な効率化を図ることができます。

3.属人化した業務から、標準化へ

表計算ソフトの資料をベースに業務を行う場合、資料を作成した担当者以外ではメンテナンスが難しい、個々の担当ごとに資料がチューニングされ会社としての判断の統一が難しくなるなど、業務の標準化が難しくなってしまいます。会社全体の業務標準化を進めるためには、業務の進め方について仕組みを用意して運用するべきです。

解決のポイント

  • 資料作成を効率化/システム化し、その時間を、対策/調整/折衝などへ振り分けましょう
  • 日々の異常チェックなどの機械的な点検は、システムに任せてしましましょう
  • システム導入などをを契機に、業務標準化を進めましょう

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