受注手配業務の効率化
こんなお悩みありませんか？
- 注文の手配指示業務が複雑で、人手や時間がかかっている
- 繁忙期は特に受注手配業務が負担で何とかしたい
- 在庫が足りない時の手配が複雑でベテランしか出来ない（→割当）
受注の手配業務は通常時十分な在庫があれば問題なく運用できるが、繁忙期にかけての受注量の増加、欠品発生時の顧客との交渉などイレギュラー業務に関してベテラン担当者でないと運用が出来ないといったことが発生しているのではないでしょうか。受注手配業務の効率化には、誰がやっても同じ結果になるような仕組みが必要です。
問題解決へのヒント
１．手配業務の内容のルール化、人間判断が必要な部分の洗い出し
利用可能な在庫があり、これを顧客の希望納期に納品できるかの判断ができれば手配可能となります。ただし現実には、複数の倉庫で在庫を管理していたり、配送会社によって休祭日の到着ルールが異なっていたりすることで、即時判断がつかないケースもあります。
物流上で発生する実運用をルール化することで、人間判断を介さずにシステムが自動的に手配を行い、人はイレギュラー発生した案件にのみ集中して対応することで、顧客サービスの、業務生産性が大きく向上します。
２．繁忙期の手配業務
繁忙期においては、手配業務量が増加し、引当て可能な在庫が分からないといった理由から、在庫の過剰な発注・不足が発生します。在庫手配業務をルール化し、自動的な在庫引当て・納期回答が行えれば、通常時と同じサービス率を保った対応が可能になり、顧客からの売上増大に貢献できます。
３．在庫不足時の手配
在庫不足が発生した場合も、対応方法をルール化することで手配業務の効率化に繋がります。
欠品時の対応として以下のようなルールがあるかと思います。
- あるものだけ出荷、残数待機
- あるものだけ出荷、残数断念
- 伝票単位で待機（面揃え必須）
- 明細単位で待機（明細面揃え）
- 分納、納期延期
上記は一例ですが、業務運用内容に応じて在庫不足時の対応は異なります。手配ルールと整理することで、在庫不足時の対応がよりスムーズに行えるようになります。
解決のポイント
- 現行の手配内容を明確にしルール化することが重要です
- 手配ルールが決まっていれば繁忙期であっても誰でも同じよう対応する
- 在庫不足時も同様にルール化が必要です。顧客や商品別に、対応の優先順位なども決めておく必要があります
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