発注業務の効率化
こんなお悩みありませんか？
- 発注判断のための資料が膨大でその準備に手間がかかる
- 日々の点検に追われ、担当者が常に忙しくしている
- 発注後の出荷変動や入荷の遅れで欠品が発生した場合、どうしても事後対処になってしまう
- 発注基準は担当者の判断で決められ、その標準化や定期的なメンテナンスができていない
- 日々の発注業務に追われ、業務改善や外部との折衝などへの活動に取り組む時間がない
発注業務では、各種システムから必要なデータを集め、担当者の判断をもって発注量を調整しなければなりません。発注先や商品毎に特性もあり、なかなか単純作業のように済ませることができず、相当の時間をかけて行っているのではありませんか？担当者への負荷を減らすためにも、業務効率化・標準化を推し進めていかなければなりません。
問題解決へのヒント
１．発注業務のシステム化
基幹システムから発注点割れリストを出力し、現場で確認しながら発注数を検討する、または発注用のExcelシートを作り、各種情報をまとめながら発注数を決めるなどで多大な作業をしていませんか？
必要なデータの集約や、一定の基準を割った商品の発注など、システムの得意分野についてはシステムに任せ、それ以外の調整・外部との交渉などへ業務時間を割り当てられるようにしていきましょう。
２．適正発注基準の設定
発注点割れリストなどで用いられる発注点はどのように設定されているでしょうか？多くの場合、商品別に数回の出荷分で一定の数量を定めるか、会社の在庫方針のもとに「〇日分」といった基準を設け、直近の出荷実績から発注点を計算していることでしょう。こういった基準値は、メンテナンスを怠ると過剰・欠品の原因となり、結果的にイレギュラーな対応を発生させるため、適正な基準の調整を、効率的に行っていく必要があります。
３．発注業務の標準化
発注業務を効率的に行うために、担当者個人のスキルで行うのではなく、他の誰かであっても同じように業務を行えるように業務標準化を進めていく必要があります。業務標準化を進める中で、業務に関する社内認識の統一、会社方針の浸透、現在の業務に対する改善案なども検討することになります。
解決のポイント
- 発注判断用資料の作成/収集などの手間をできるだけ省きましょう
- 可能な範囲でシステム化し、判断/調整業務に時間をかけるようにしましょう
- 発注基準を定期的にメンテナンスし、例外対応の頻度を減らしましょう
- 業務フローを整備することで、業務標準化を進めましょう
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