株式会社浅沼商会様　困難な時期にこそ、業務改善を実現！～現行システムの限界と担当依存の脱却を目指し、発注業務の自動化を実現～

―― 現行システムの刷新を検討されていた当時はどのようなお悩みがありましたか？
そもそも発注システムは導入済みでしたが、当時のシステムでは、大きく分けて２つの問題がありました。
１つ目は需要の予測をする際に、季節性は関係なく数か月の平均出荷しか計算ができませんでした。そのため、季節性は発注担当者がそれぞれで考慮する必要があり、発注量の適正についても判断が難しい状況でした。
２つ目は大口受注の影響が需要予測に反映されてしまい、買いすぎや調整が発生し、在庫状態にも影響が出ていました。毎日の発注は待ってはくれず、十分な発注検討時間をかけられる業務ではないため、どうしても発注担当者依存になりがちでしたが、このような状況を打破するため、メーカーへの発注～納期回答までで終わる業務だけではなく、発注から在庫状況までの全体の管理レベルの品質向上を実現する必要がありました。システム基盤はありましたが、今後を見据え、基盤の再構築を検討する時期に来ていたという事だと思います。

（左から）管理部 業務課 課長 石井様、
取締役 本社管理事業部 家迫様、
イメージング事業部 商品部 部長 山岡様
商品企画課 課長 梶本様

管理部 業務課 課長 石井様

 

――　コロナ禍に突入する困難な時期でしたが、導入を決めた理由は？
オンプレサーバー機器の保守期限のため、クラウドへの移行を決断した際、在庫ソリューションはこのままの移行で良いのかと思い、以前からの繋がりでφ-Pilotの担当者に連絡し、比較検討の末、導入を決定しました。
φ-Pilotが、季節性や大口への対応、発注計算方式のバリエーションなど、機能面で求めていることに近い対応ができる点も大きな要因でした。また、発注や在庫管理に関する課題共有やご提案、保守体制を通じて、未来を共有できる企業だと思えたことが、大きな理由だったと思います。

―― φ-Pilotの導入過程と導入してからの変化についてはいかがでしたか？
もちろん、自動化に関してはフルオートを求めていましたが、本当に達成すべき目的は業務改善の実現にありますので、それに即し、全商品・全取引先を一度に自動化するのではなく、比較的運用しやすい仕入先から段階的に導入を進めました。また、システムがあればそれだけで良くなると思いがちですが、既存システムの経験から、システムで何ができるか、システム外で何をしなければならないかを担当者自身も理解する必要があると思い、その認識を徹底しました。発注計算を自動化するには人の意思が極力入らないようにする必要があり、各種商品の設定やイレギュラー対応を含めた運用の安定化に加え、ブラックボックスの解消、自動化業務の前後における運用ルールやマスタ設定値の確立は必須でした。
プロジェクトとしては既存システムの入れ替えという認識ではなく、業務改革として取り組む必要性を意識し、現在の運用とあるべき姿を整理し、業務フローの見直しも実施しました。

（左から)イメージング事業部 商品部 商品企画課 課長 梶本様
商品部 部長 山岡様

―― 輸入品への対応もありましたが？
国内向けの発注は、「今日発注が必要なもの」という観点ですが、海外発注については、入荷までのリードタイムを考慮する必要があります。
国内発注の導入で浅沼商会としての発注スタンスは明示化していましたが、φ-Pilotは海外発注に必要な、点検サイクル(週)、発注の間隔、発注時とその後の在庫推移に対してのアラート機能等の業務に必要な機能も有しており、細かい機能調整はありましたが、比較的スムーズに導入できたかと思います。

取締役 本社管理事業部 家迫様

 

―― 次のステップとして発注後の分析もあると思いますが、今後の展望はどうでしょうか？
現在もある程度、経営視点でシステム外にて発注後の分析は行っています。φ-Pilotには月次在庫点検という機能もありますが、分析を行うためのスキルや体制も必要なため、なかなか実践には移れていない状況です。この機能を無駄にしないよう、ご支援をいただきながら定着化を図りたいと思っています。φ-Pilotを長く利用していく中で、担当者が変更されるたびに機能理解が薄れがちなので、社内体制を再度強化し、無駄のない在庫で運営できれば良いと思います。